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【エクセルのミスを防ぐために】20201202
2020.12.03
リスク管理 ・ 業務改善 ・ キャッシュフローコーチ ・ ファイナンシャル・プランニング
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目的と手段は、わけて考える
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クライアントさんがエクセルに数字を
入力しながら、
会計事務所に電話していらっしゃいました。
その会話をききながら
画面を覗き込んでいると・・・
電話している意味がわかりました。
セルに「数字とセル番号」を入力していたのです。
たとえていうと
まずB1のセルにある数値を入れて
隣のA1のセルに「123456−B1」と入力。
C1には、A1＋B1の合計値がくる。
なぜ、そんなおかしな入力をしているのかと
クライアントさんにたずねると、
「会計事務所からの指示」とのこと。
たしかにA1に「会計事務所のほしい数値」が
表示されています。
ですがこれは間違いのもと。
元の資料のどこからどこへ転記したのか
あとからでも確認できるように
しなければなりません。
数字の入力ミスなのか、
セルの入力ミスなのか 判別つきません。
これらの問題を解決するためには
「入力するところ」と
「出力するところ」を
別にすることをオススメします。
入力するセル群と表示するセル群を
同じシートにしてもいいのですが
別シートにしたほうが後で楽です。
入力するところには、
必要な数字だけを打ち込む
出力するところは、
見やすいように仕上げる。
なぜこの考えに至ったかというと
私も過去シミュレーション資料を
たくさん作ったときに失敗しているからです。
自分で作成していて、
そのセルが入力するところなのか
計算結果を表示させているところなのか
わからなくなっていたんですね。
相手が求める計算結果を表示することも
もちろん大事なことですが、
・入力ミスを減らすこと
・あとで検証できること
も、正確な資料を作成するうえで
重要なことです。
エクセルの基本については
「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」
（吉田拳 技術評論社）
がおすすめです。
読みすすめていくうちに
自然とExcelの基礎が身につきます。
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目的と手段は、わけて考える
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丹羽誠