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【業務フローを見直して働き方改革】20210119
2021.01.20
コミュニケーション ・ 業務改善 ・ キャッシュフローコーチ
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入力も確認もできるだけ簡単に
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本日は、以前から相談のあったクライアントさんと
一緒に作業をする日。
3日かかっていたある得意先の請求書を
3時間で仕上げよう！というプロジェクト。
1社だけで3日間かかるなんて
最初は信じられませんでしたが
作業内容をチェックしていて納得。
入力作業・確認作業・転記作業に
それぞれ時間をかけていて、
なおかつ
マニュアルがなくて
担当者の「経験の蓄積」で
処理していたのです。
そこで
簡単な関数をつかって
Excelで作りあげることにしました。
まずは
・入力するシート
・集計するシート
・仕上がりのシート
を分けることから始めました。
それから、
・入力作業をテンキー（数字入力）だけにする
・チェック作業もシンプルに
・個数集計は自動計算
・単価はデータベースシートから連動
・仕上がり（請求書）にも自動転記
と、なるべく時短になるように配慮。
作業時間は
いままでの24時間（3日間×8時間）から
これからの3時間を引いた
21時間減少する見込なので
21時間×5000円＝105,000円 分の労働力が
他に割けることになりますね。
もし、外注作業だったら
その分コスト削減です。
「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」の
著者 吉田拳さんに教わった
「前向きな怠惰」を
これからも実践して
広めていきます(^^)
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入力も確認もできるだけ簡単に
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丹羽誠